WYDAWANIE ZAŚWIADCZEŃ Z REJESTRU MIESZKAŃCÓW

Urząd Gminy

ul. Struga 2, 29-145 Secemin

tel. 34/3995736

WYDAWANIE ZAŚWIADCZEŃ Z REJESTRU MIESZKAŃCÓW

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U.  z 2020 r. poz. 256).

• Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (tekst jednolity: Dz. U.  z 2019 r . poz. 1397).

• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. z 2019 r. poz.1000)

Forma załatwienia sprawy:

• sprawę załatwia się osobiście lub przez pełnomocnika po okazaniu pełnomocnictwa na piśmie do załatwienia sprawy.

• w celu uzyskania zaświadczenia o braku osób zameldowanych/ilości osób zameldowanych pod danym adresem, właściciel lokalu przedstawia do wglądu dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu np. umowę cywilno-prawną, wypis z księgi wieczystej, decyzję administracyjną lub orzeczenie sądu.

• pobór opłaty skarbowej za czynności administracji rządowej i samorządowej w formie bezgotówkowej bez dodatkowych opłat można dokonać na rachunek bankowy Urzędu Gminy: konto bankowe nr 70 8276 1026 2102 0000 0303 0001 Bank Spółdzielczy we Włoszczowie Oddział w Seceminie,

• lub w kasie Urzędu Gminy Secemin.

Wymagane dokumenty:

• Wniosek o wydanie zaświadczenia powinien zawierać:

a. dane osoby składającej wniosek,

b. informacje o rodzaju zaświadczenia i rodzaj żądanych danych.

• Dowód uiszczenia opłaty skarbowej.

Dokumenty do wglądu:

• dowód osobisty lub inny dokument potwierdzający tożsamość,

• W przypadku uzyskiwania informacji o ilości osób/osobach zameldowanych w lokalu lub braku zameldowania osób w lokalu - tytuł prawny do lokalu - w oryginale, do wglądu.

Opłaty:

Opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia- 17 zł. Nie dotyczy zaświadczeń, które nie podlegają opłacie skarbowej na podstawie ustawy o opłacie skarbowej,

W przypadku składania dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa, należy uiścić opłatę skarbową* 17 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu, albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony z opłaty skarbowej).

Termin załatwienia sprawy:

Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni.

 Miejsce złożenia dokumentów:

Urząd Gminy Secemin, ul. Struga 2, 29-145 Secemin

 Referat Spraw Obywatelskich                         

 I piętro, pokój nr 8.

 Tel. 34 3995736

Dodatkowe informacje:

• sprawę załatwia się osobiście lub przez pełnomocnika po okazaniu pełnomocnictwa na piśmie do załatwienia sprawy.

• w celu uzyskania zaświadczenia o braku osób zameldowanych/o ilości osób zameldowanych pod danym adresem właściciel lokalu przedstawia do wglądu dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu np. umowę cywilno-prawną, wypis z księgi wieczystej, decyzję administracyjną lub orzeczenie sądu.

• dane osoby zmarłej niezbędne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia uzyskuje się bezpłatnie po złożeniu wniosku o udostępnienie danych.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności)

TOŻSAMOŚĆ

ADMINISTRATORA

Administratorami są:

1.  Wójt Gminy Secemin, ul. Struga 2,  29-145 Secemin –  w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej przez Wójta Gminy Secemin dokumentacji pisemnej;

2.  Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL;

3.      Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem – Wójtem Gminy Secemin można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora: ul. Struga 2, 29-145 Secemin.

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktory pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub pisemnie na adres siedziby administratora.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator – Wójt Gminy Secemin wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez e-mail iod@secemin.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl,  lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają   w jego zakresie działania.

CELE PRZETWARZANIA               I PODSTAWA PRAWNA

Pani / Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia   27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO)    w związku z przepisem szczególnym ustawy;

·  przez Wójta Gminy Secemin  - w celu wprowadzenia Pani/Pana danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego Pani/Pana danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców – na podstawie art. 6a, art. 10, art. 11 oraz art. 50 ust. 1 pkt 2 ustawy o ewidencji ludności

·   przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych  i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL – na podstawie art. 2, art. 5 ust. 3 i 4 oraz art. 6 ust. 2 ustawy   o ewidencji ludności.

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:

·     Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.

·    Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji

·    podmiot świadczący usługi w zakresie utrzymania i serwisu systemu obsługującego rejestr mieszkańców Zeto software sp. z o.o., 
ul. Pieniężnego 6/7, 10-005 Olsztyn,

·    podmiot świadczący usługi w związku z niszczeniem dokumentacji spraw meldunkowych.

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:

·   służbom; organom administracji publicznej; sądom  i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;

·   osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;

·   osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody Pani /Pana zgody;

·   jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;

przez:

·   Wójta Gminy Secemin – z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;

·     Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;

·   Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostepnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.

Pani/Pana dane Wójt Gminy Secemin udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy  o ewidencji ludności  i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo.

Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikająca z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. Dz.U. Nr 14, poz. 67):

·   dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;

·   dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;

·   dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych 

Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa Telefon: 22 531 03 00

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

-  kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska,

-  organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,

-  organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,

-  wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport,

-  wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu  lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE  lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.